ERPNext Lokalizasyon ve Şirket Tanımlama İşlemleri

Daha önce farklı platformlarda ERPNext kurulumunu yapmıştık. Ancak ERPNext üzerinde lokalizasyon konusunda detaya girmemiş ve bir şirketin sıfırdan kurulması konusuna değinmemiştik. ERPNext ile ilgili gelen soruların bir kısmının eksik lokalizasyon işlemlerinden ve de ERPNext üzerinde yeni bir şirket tanımlamak yerine mevcut örnek şirket üzerinde yapılan değişikliklerin yeterli olmamasından kaynaklandığını gördüğüm için bu konulara değinmenin faydalı olacağını düşündüm.

Kurulum sonrasında ERP uygulamalarında yapılması gereken ilk iş lokalizasyon yani yerelleştirme olarak adlandırabileceğimiz işlemdir. Bu işlem bölge/ülke, dil ve para birimi gibi ayarların tanımlanmasından ibarettir.

ERPNext için bölge ve dil ayarları “Kurulum -> Sistem Ayarları” menüsü altından tanımlanabilir.

Ancak yeni tanımladığımız şirketler için de bu işlemi tanımlama işlemi sırasında da yapmak gerekir.

Bölge ve dil ayarlarınızı ERPNext’te oturum açtıktan hemen sonra kullanıcı adınınızın üzerini tıkladığınızda açılan “My settings/Ayarlarım” menüsü altından da yapabilirsiniz. Ancak bu tanım kullanıcı tanımlı bir işlemdir ve her kullanıcı için farklı formatta tanımlanabilir. Bunun yanında para birimi ve mali yıl gibi tanımlamalar için ERP uygulamasını kullanacağımız şirketimizi ERP’ye tanımlamamız gerekir. Bu yüzden şimdi yeni bir şirket eklerken şirketimiz için lokalizasyon tanımlarını nasıl yapacağımıza bakacağız.

Eğer kurulumu Bitnami iso’su ile yaptıysanız “Kurulum -> Şirket ve Hesaplar -> Şirket” menüsünü tıkladığınızda örnek bir şirket adı görüyor olmalısınız. “Bitnami” şirketi.

Biz kendi şirketimizi kuracağımız için sağ üst köşedeki “New/Yeni” menüsünü tıklayarak kendi şirketimizi ekliyor olacağız. Şirketimizin ismi ise şu anda mevsimi olmasa da “Dondurma A.Ş.” olacak. İşler çok yoğun değilken proje yaptığımızı varsayalım 🙂

Yeni şirketimizi tanımlama işlemleri bittikten sonra Bitnami şirketini silebilirsiniz. Şimdi silmeyi denerseniz tanımlı ilişkiler nedeniyle hata verecektir. Bu yüzden şimdilik bu işlemi sona bırakın.

Yeni şirketimiz için varsayılan para birimini TL olarak tanımlamak için TL’yi “yeni ekle” kısayolunu tıklayarak yeni bir para birimi olarak tanımlayacağız.

Kesirler ve alt para birimi değerlerini görüntüdeki gibi basitçe tanımlayabilirsiniz. Kaydet’i tıkladığınızda yeni şirketimizi tanımladığımız sayfaya otomatik olarak geri dönmüş olacağız.

Yuvarlama hesabı, amortisman v.s. hesaplarını boş bırakarak devam ederseniz otomatik olarak ilgili hesaplar oluşturuluyor olacak. Sayfanın devamındaki şirket bilgilerimizi girerek kaydet’i tıkladığımızda ise şirketimiz tanımlanmış olacak.

Ve ardından şirketimizin gösterge paneline yönlendirileceğiz.

Sıra mali yılı tanımlamaya geldi. Mali yılı tanımlamazsak fatura da kesemeyiz ve para kazanamayız ?

“Kurulum -> Hesaplar -> Mali Yıl” menüsünü takip edin ve görüntüdeki gibi 2018 mali yılını ekleyin. 2018’in varsayılan mali yıl olarak tanımlanması içinse sağ üst köşedeki “Varsayılan” butonunu tıklayarak kaydedebilirsiniz. “2017” mali yılını ise “Kurulum -> Ayarlar -> Genel Ayarlar” menüsü altından mali yılı 2018’i seçtikten sonra silebilirsiniz.

Eski mali yılımız “2017” yi şimdi silebiliriz.

Eski şirketimiz Bitnami’yi silmek için acele etmeyelim. Önce “Kurulum -> E-Mail Bülteni” menüsünden “Etkin” olarak işaretli alanın işaretini kaldıralım ve işlemi kaydedelim.

E-Posta uyarılarını Güncel şirketimiz için alabilmek içinse aynı menüden “Dondurma A.Ş.” yi seçmemiz ve etkinleştirerek kaydetmemiz gerekiyor.

Aynı işlemi E-Mail Bülteni menüsü altındaki diğer tanımlı bildirimler için de yapmalısınız

Şimdi eski şirketimizi silebiliriz.

Kullanıcı adımız ve eposta adresimizi değiştirmeyi unutmayalım. “Kurulum -> Kullanıcı” menüsünden yeni bir admin kullanıcısı tanımlamalıyız. Mevcut kullanıcıyı düzenlemek te bir yöntemdir ancak mantıklı olan yeni bir admin hesabı oluşturduktan sonra ön tanımlı hesabı silmektir. Bunun içinse “Kurulum -> Kullanıcı” menüsünden yeni bir kullanıcı ekleyebilirsiniz.

Öntanımlı user hesabını silmek içinse yine ilişkilerini ortadan kaldırmak gereklidir. Ön tanımlı user hesabının ilişkisi güncel ERPNext üzerinde Web sitesi modülü altındaki “Blogger” ve “Blogger postası” ile ve “Eposta” menüsü altındaki user tanımlarıyla sınırlıdır. “Kurulum -> Web sitesi -> Blogcu” menüsünden user hesabını tıklayarak açılan sayfada “Devredışı” menüsünü işaretleyin. Ardından “Blogger postası” altında yer alan örnek gönderiyi tıklayarak gönderici user kullanıcısını güncel kullanıcılarınızdan biriyle değiştirin.

Diğer ilişki  “Eposta” menüsü altındaki “Eposta alanadı” ve “Eposta domain” seçeneklerini de Güncel bilgilerinizi girerek tamamlayın. Ardından mevcut gereksiz hesapları silebiliyor olacaksınız. Ancak “E-posta” menüsü altında göreceğiniz birden fazla eposta hesabının her biri farklı roller için tanımlandığından her birine ayrı birer eposta adresi tanımlanmalı ya da tanımlar düzenlenmelidir. Domain yani alan adı bilgileriniz hizmet aldığınız eposta altyapısını göre farklılık gösterebilir. Bu nedenle uygun sunucu ve port bilgilerini hizmet aldığınız sağlayıcıdan öğrenebilirsiniz.

Şimdilik bu kadar.

Keyifli günler!